IFW Expo CRM Design

Design-Prototyp fuer eine CRM-Ablösung von Microsoft Access

Design CRM UX

Intro

IFW Expo CRM Design war ein kurzer Design-Prototyp fuer eine interne CRM-Ablösung einer bestehenden Microsoft-Access-Lösung. Ziel war nicht die technische Umsetzung, sondern eine ueberzeugende Präsentation fuer Mitarbeitende: ein moderner Arbeitsbereich mit Kundenliste, Filtern, Sortierung, Kontaktverlauf, Aufgabenuebersicht und ersten Dashboard-Grafiken.

Client

ifw-expo.de

Year

2026

My Role

UX/UI Designer

Services

UX-Konzept, UI-Design, CRM-Prototyp, Dashboard-Design, Präsentationsvorbereitung

Problemstellung

Das Team arbeitete seit 2008 mit einer Microsoft-Access-CRM und mehreren separaten Excel-Dateien. Dadurch fehlte eine klare Sicht auf Kunden, Interessenten, Kontaktverlauf, Aufgaben und Zahlungsstatus.

1. Rund 25.000 bestehende Kontakte waren schwer zu durchsuchen, zu filtern und eindeutig als Kunde oder potenzieller Kunde einzuordnen.
2. Kontaktverlauf, Kommunikationskanal, verantwortliche Person und Erinnerungen waren nicht zentral nachvollziehbar.
3. Zahlungsstatus, Rechnungen und Messebezug lagen getrennt, wodurch offene Forderungen nur ueber separate Exporte sichtbar wurden.

Loesungsansatz

In kurzer Zeit wurde ein visueller CRM-Prototyp skizziert, der die wichtigsten Arbeitsablaeufe greifbar macht und den Nutzen eines modernen Zwischenprodukts zeigt.

1. Kundenuebersicht mit CRUD-Logik, Suche, Filterung, Sortierung und Statuskennzeichnung vorbereitet.
2. Kontakt-Historie, Reminder, Aufgabenboard und Projekt-/Messebezug als zentrale Arbeitsbereiche konzipiert.
3. Dashboard-Ideen mit einfachen Grafiken, Zahlungsampel und Export-Szenarien fuer Messe- und Kundenlisten dargestellt.

Ergebnisse

Aus der Aufgabenbeschreibung entstand ein Design- und Präsentationskonzept, das zeigen sollte, wie viel komfortabler die tägliche Arbeit im Vergleich zur alten Access-Struktur werden kann.

1. Die Mitarbeitenden sollten eine konkrete Vorstellung von Kundenliste, Filtern, Dashboards und Aufgabenverteilung bekommen.
2. Der Prototyp zeigte, wie Kontaktverlauf, Zahlungsstatus und Messehistorie in einer Oberfläche zusammenlaufen koennen.
3. Die Arbeit blieb bewusst auf Design und Präsentation beschränkt; eine technische Umsetzung wurde nicht gestartet.

Schlussfolgerung

Das Projekt wurde nach der Designphase gestoppt, weil die Firma des Auftraggebers beziehungsweise die zuständige Struktur aufgelöst wurde. Fertiggestellt wurde daher nur das Konzept- und UI-Design als Entscheidungsgrundlage fuer eine mögliche CRM-Zwischenlösung.